Häufig gestellte Fragen zu Form und Gültigkeit von beglaubigten Übersetzungen

Eine beglaubigte Übersetzung ist eine professionelle, nach allen maßgebenden Standards angefertigte layouttreue Übertragung Ihres Dokuments, die mit einer Kopie desselben verbunden ist und einen Vermerk enthält, in dem die nach bestem Wissen und Gewissen bestehende Richtigkeit und Vollständigkeit der übersetzten Urkunde bescheinigt wird.

Diese Bescheinigung, das Translator’s Certificate and Note, beinhaltet den gesetzlichen Auflagen wie auch internationalen Standards entsprechend meinen Namen und meine Adresse, die auf speziellen Wunsch problemlos um meine Telefonnummer erweitert werden kann, sollte dies vom Empfänger gefordert sein, sowie einen Hinweis auf die Art der Vorlage, d. h. ob das zu übersetzende Dokument im Original vorgelegen hat oder aber elektronisch, sprich per E-Mail eingereicht worden ist. Der Beglaubigungsvermerk, der am Ende der Übersetzung eingefügt ist, wird durch meinen Rundstempel, der das gerichtliche Aktenzeichen enthält, sowie meine Unterschrift bestätigt.

Ein Stempelabdruck sowie eine Originalunterschrift wurden ehemals beim Oberlandesgericht Düsseldorf zwecks Abgleichs hinterlegt und können bei Bedarf beim Landgericht Düsseldorf in Form einer Überbeglaubigung – ggf. je nach Zielland auch zusammen mit einer Endbeglaubigung in Form einer Legalisation oder Apostille – bestätigt werden.

Für eine Überbeglaubigung/Legalisation/Apostillierung der von mir beglaubigten Übersetzungen können Sie diese – am besten nach kurzer Absprache mit den Ansprechpartnern dort – postalisch beim Landgericht einreichen. Die Dokumente werden Ihnen anschließend auch wieder per Post zurückgeschickt. Die Bearbeitungszeit beim Landgericht beträgt erfahrungsgemäß ca. drei Werktage, manchmal aber auch länger. Hinzu kommt noch der Postweg. Wenn Sie also eine gute Woche für diesen Schritt einplanen, sollte das in etwa passen.

Neben der oben beschriebenen Beglaubigungsformel zeichnet sich eine beglaubigte Übersetzung im wesentlichen dadurch aus, daß sie (1) inhaltlich korrekt, (2) vollständig und (3) durchgehend bemüht ist, das Layout möglichst 1:1 wiederzugeben. Da die ersten beiden Aspekte auch noch auf eine „normale“ Übersetzung zutreffen, ist es vor allem dieser letzte Punkt, der einen besonderen Zeitaufwand mit sich bringt, muß doch jeder noch so kleine handschriftliche Vermerk, jeder Stempel und jede Gebührenmarke, den bzw. die das zur beglaubigten Übersetzung vorgelegte Ausgangsdokument enthält, berücksichtigt, soweit möglich übersetzt und ggf. über entsprechende Anmerkungen erläutert werden. Darüber hinaus ist auf Besonderheiten des zu übersetzenden Dokuments hinzuweisen, z. B. ob der Text offenkundige Fehler, Widersprüche oder gar Lücken aufweist.

Ein ganz besonderes Merkmal einer beglaubigten Übersetzung sind Fußnoten und in eckige Klammern gesetzte Anmerkungen, mittels derer z. B. Behörden und Ämter, aber auch berufliche Qualifikationen und akademische Abschlüsse, Positionen u. v. m., für die es wegen der unterschiedlichen Wirtschafts- und Rechtssysteme im Zielland kein Gegenstück gibt, zusätzlich zu einer möglichst wortgetreu übersetzten Bezeichnung erläutert werden.

Da die Beglaubigung einer Übersetzung nur eine Aussage zu Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung selbst darstellt, nicht aber eine Bestätigung der Echtheit der zugrundeliegenden Urkunde einschließt, genügt es für eine beglaubigte Übersetzung in aller Regel, wenn ein Scan eingesendet wird.

Für die Anerkennung Ihrer im Ausland ausgestellten englischsprachigen Urkunde bei einem deutschen Standesamt z. B. ist es nicht vorgeschrieben, daß vom Original übersetzt wird, solange die Übersetzung auf diesen Umstand hinweist – was im Rahmen der Formel zur Beglaubigung geschieht – und Ihr Original von Ihnen zusammen mit der Übersetzung beim Standesamt vorgelegt wird.

Ganz selten wird allerdings vom Empfänger gefordert, daß nicht nur einfach eine beglaubigte Übersetzung (sworn, certified oder authorised translation) beizubringen ist, sondern daß diese „vom Original gefertigt“ sein muß (translated from the original document). Sollte diese explizite Auflage bestehen, läßt sie sich leicht erfüllen, indem Sie zur Angebotserstellung bzw. Bearbeitung einen hochauflösenden vollständigen Scan einsenden und das Original später bei der Abholung vorlegen. Vom Versand eines Originals mit der Post rate ich dringend ab: die Gefahr des Verlusts auf dem Postweg mag sich zwar in Grenzen halten, aber wenn der schlimmmste Fall erst eingetreten ist, verlieren Sie unter Umständen sehr viel Zeit für die Neubeschaffung des verlorenen Schriftstücks, sollte dies überhaupt zu ersetzen sein. Natürlich besteht immer die Möglichkeit, von Ihrem Original eine amtlich beglaubigte Kopie erstellen zu lassen und mir diese für die Übersetzung zur Verfügung zu stellen. Beglaubigte Kopien erhalten Sie üblicherweise gegen ein geringes Entgelt im Rathaus oder Bürgerbüro.

WICHTIG: Da der Beglaubigungsvermerk die Art der Einreichung deutlich ausweisen muß und entsprechend eine Aussage darüber enthalten wird, ob das Original oder eine digitale Kopie für die Übersetzung vorgelegen hat, sollte, wenn Sie unsicher sind, vorbeugend vorab mit der Behörde, für die die Übersetzung bestimmt ist, geklärt werden, welche Sonderauflagen hier u. U. zu beachten sind.

In Deutschland werden zur Beglaubigung von Übersetzungen meist von dem Präsidenten des jeweils zuständigen Landgerichts hierzu qualifizierte Übersetzerinnen und Übersetzer nach Überprüfung der fachlichen wie auch persönlichen Eignung je nach Bundesland „ermächtigt“, „beeidigt“ oder „vereidigt“.

Die Ermächtigung zur Beglaubigung bzw. Bescheinigung der Richtigkeit und Vollständigkeit der von mir übersetzten Dokumente, die bundesweit gilt und international von Gerichten, Ämtern und Behörden wie auch Universitäten anerkannt wird, ist im Jahr 1995 vom Oberlandesgericht Düsseldorf erstmalig erteilt worden. In der seit über zwanzig Jahren ausgeübten Übersetzertätigkeit mit mittlerweile knapp 4.000 Übersetzungsaufträgen und einem Vielfachen an übersetzten und beglaubigten Dokumenten wurde nicht eine einzige beglaubigte Übersetzung je abgelehnt.

Die PDF-Datei, die Sie standardmäßig zusätzlich zu Ihrer Ausfertigung der beglaubigten Übersetzung des von Ihnen eingereichten Dokuments auf Papier erhalten, ist eine reine Konvertierung der Word-Datei mit der Übersetzung ins PDF-Format – kein Scan – und enthält weder Stempel noch Unterschrift, da ihre Gültigkeit durch die unterschriebene und gestempelte Fassung auf Papier, die später bei der entsprechenden Stelle nachgereicht wird, ausreichend belegt ist. Diese digitale Fassung Ihrer beglaubigten Übersetzung ist in erster Linie als Belegexamplar gedacht und wird kostenlos zur Verfügung gestellt.

Sie wünschen die Einbeziehung von Unterschrift und Stempel sowie die anschließende Finalisierung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, ausgestellt mit einem D-TRUST-Signaturzertifikat der Bundesdruckerei? Informationen hierzu finden Sie im nächsten Abschnitt.

Sollten Sie für die Gratis-PDF-Datei, die Sie standardmäßig zu jeder Ausfertigung auf Papier kostenlos als Belegexemplar erhalten, eine Einbeziehung von Unterschrift und Stempel sowie die anschließende Finalisierung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur – ausgestellt mit einem D-TRUST Signaturzertifikat der Bundesdruckerei – wünschen, kann dies für einen Aufpreis von 5,00 EUR realisiert werden.

Die qualifzierte elektronische Signatur ermöglicht dem Empfänger die Überprüfung sowohl der Unversehrtheit als auch der Herkunft der Datei. Die Zertifikatseigenschaften geben rechtsgültig Auskunft darüber, wer die Übersetzung beglaubigt hat bzw. dass diese von einer fachlich entsprechend qualfizierten sowie gerichtlich ermächtigten Übersetzerin erstellt wurde.

Das Zertifikat, das von einer gemäß eIDAS-Verordnung anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde, erlaubt das Anbringen einer europaweit beweissicheren digitalen Unterschrift unter Ihrer beglaubigten Übersetzung. Diese mittels qualifiziertem Zertifikat erzeugte digitale Signatur hat vor allen Gerichten und Behörden aller Mitgliedsstaaten der Europäischen Union dasselbe Gewicht wie eine handschriftliche Unterschrift.

Auch außerhalb der EU sollte die Signatur anerkannt werden und für mehr Sicherheit mit Blick auf die Authentizität sowie die Integrität der so geschützten digitalen Fassung Ihrer beglaubigten Übersetzung sorgen. Eine physikalische Ausfertigung wird so unter Umständen überflüssig.

Wird nur eine PDF-Datei bestellt und keine Ausfertigung der beglaubigten Übersetzung auf Papier, so weist die PDF-Datei selbstverständlich immer auch Unterschrift und Stempel sowie eine qualifizierte elektronische Signatur auf.

Eine beglaubigte Übersetzung ist immer dann erforderlich, wenn der Empfänger sichergehen möchte, daß das betroffene Dokument von einem qualifizierten und entsprechend ausgebildeten Übersetzer bzw. einer Übersetzerin mit ausreichendem Fachwissen und der dem offiziellen Zweck entsprechenden nötigen Professionalität übersetzt wurde.

Insbesondere Ämter, Behörden und Gerichte, aber auch Universitäten fordern häufig eine beglaubigte Übersetzung an. Wenn z. B. eine Eheschließung, die im Ausland stattfand, hier standesamtlich eingetragen werden soll, oder aber eine Scheidung für eine erneute Heirat im Ausland belegt bzw. dokumentiert werden muß, bestehen die zuständigen Behörden auf die Beibringung einer beglaubigten Übersetzung. Ebenso wird vom Straßenverkehrsamt eine solche zertifizierte Übersetzung angefordert, so daß ein ausländischer Führerschein, der zur Nutzung in Deutschland umgeschrieben werden soll, ebenfalls beglaubigt zu übersetzen ist. Auch für die Anerkennung von Studienleistungen, die hier oder im englischsprachigen Ausland auf ein bestimmtes Studium angerechnet werden sollen, wird als Nachweis oftmals eine beglaubigte Übersetzung der entsprechenden Leistungsübersicht oder von relevanten Abschlusszeugnissen verlangt.

Durch die geforderte Beglaubigung der Übersetzung soll gewährleistet werden, daß eine sachgerechte Übertragung des beizubringenden Dokuments vorliegt, die inhaltlich wie auch in der Form einwandfrei und vollständig sowie darüber hinaus den sprachlichen Gewohnheiten des Empfängers angemessen formuliert ist und dem Empfänger ermöglicht, die Inhalte des Ausgangsdokuments in der übersetzten Version zuverlässig zu erfassen und für den beabsichtigten Vorgang zu verwerten. Über die Beglaubigung, die neben der Unterschrift und dem Stempel der Übersetzerin auch Informationen zu Identität und Ermächtigung enthält, kann der Empfänger bei Bedarf die durch das Gericht erteilte Befugnis zur Beglaubigung von Übersetzungen überprüfen.

Die von mir in den vergangenen 22 Jahren gefertigten beglaubigten Übersetzungen ins Englische wurden allesamt im jeweiligen Zielland – häufig die USA, Kanada, Großbritannien, Australien, Neuseeland oder die Philippinen, aber auch an beliebten Heiratsorten wie auf Mauritius, den Malediven und den Seychellen – anerkannt. Informationen zu Form und Bestandteilen der international anerkannten Beglaubigung können Sie unter dem ersten Punkt „Was genau ist eine beglaubigte Übersetzung“ nachlesen.

Beglaubigte Übersetzungen ins Deutsche, die von mir erstellt wurden, gelten seit 2008 im gesamten Bundesgebiet. Die Grundlage hierfür bildet die entsprechende Änderung des § 142 Abs. 3 ZPO (Anordnung der Urkundenvorlegung) vom 30. Oktober 2008.

Meine gerichtliche Ermächtigung zur Beglaubigung der von mir übersetzten Dokumente, die bundesweit gilt und auch international überall dort, wo Englisch Amts- oder Arbeitssprache ist, anerkannt wird, habe ich 1995 vom Oberlandesgericht Düsseldorf erhalten. In den nunmehr 22 Jahren meiner Übersetzertätigkeit mit mittlerweile knapp 4.000 Übersetzungsaufträgen und einem Vielfachen an übersetzten und beglaubigten Urkunden und Zeugnissen wurde nicht eine einzige beglaubigte Übersetzung je abgelehnt.

Der Preis für eine beglaubigte Übersetzung richtet sich in erster Linie nach dem Umfang (siehe Normzeilen) in Kombination mit dem erwarteten zeitlichen Aufwand für die Übertragung von Inhalt und Layout.

Ist dieses sehr aufwendig und komplex wie z. B. bei tabellarischen Urkunden mit viel Kleingedrucktem, Sonderzeichen, aber auch wenn das zu übersetzende Dokument viele handschriftliche Vermerke und Stempel enthält, wird auch ein höherer Zeilenpreis zugrundegelegt.

Für die Beglaubigung der Übersetzung wird nur eine kleine Pauschale eingerechnet. Für weitere Ausfertigungen, d. h. wenn Sie mehr als nur ein Exemplar in Papierform wünschen, fallen zusätzliche Gebühren an. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie unter dem Menüpunkt Preise.

Wenn Sie von einem Dokument eine beglaubigte Übersetzung benötigen, senden Sie das betroffene Schriftstück per E-Mail oder über das Anfrageformular ein und teilen mir Ihre besonderen Wünsche z. B. zur Anzahl der erforderlichen beglaubigten Ausfertigungen der gewünschten Übersetzung auf Papier sowie andere Spezifikationen mit. Bei einer beglaubigten Übersetzung ins Englische wird dabei auch eine Angabe zum Zielland, also dem Land, in dem das übersetzte Dokument später verwendet werden soll, abgefragt, da das Ausgangsschriftstück speziell für den jeweiligen Sprachraum und mit Blick auf die dort verwendeten Begriffe übersetzt bzw. angepaßt wird.

Sie erhalten dann zeitnah einen Preisvorschlag per E-Mail, der alle relevanten Informationen zu Preis und Bearbeitungszeit enthält.

Ihr Einverständnis mit den vorgeschlagenen Konditionen vorausgesetzt, müssen Sie diesen Preisvorschlag nur noch bestätigen und mir eine Anschrift für Lieferung und Rechnung mitteilen. Die Lieferung erfolgt in der Regel per Post, so daß Sie die Rechnung, die Sie zusammen mit der Übersetzung erhalten, nach Prüfung des Dokuments überweisen können.

Entscheiden Sie sich für eine Abholung der Übersetzung hier im Büro, vereinbaren wir zu diesem Zweck einen Termin, bei dem Sie das Original vorlegen und gern auch bar bezahlen können.

Bei vielen Dokumenten, insbesondere bei Personenstandsurkunden wie Geburtsurkunden und Heiratsurkunden, aber auch bei Leistungsübersichten und Arbeitszeugnissen, ist die Mithilfe des Auftraggebers im Sinne der Gewährleistung einer einwandfreien, ordentlichen Übersetzung nicht nur erwünscht, sondern unbedingt erforderlich.

So kann die zu übersetzende Vorlage schlecht leserliche handschriftliche Namen, Daten und Angaben enthalten, die auch über intensive Onlinerecherche nicht zu ermitteln sind. Bei Studiennachweisen oder Arbeitszeugnissen sind es oftmals technische bzw. fachbezogene Aspekte, die einer Erläuterung bedürfen und nur mit der Expertise des Auftraggebers sachgerecht zu bearbeiten sind. Auch deutschsprachige Berufsbezeichnungen, Positionen und akademische Grade, die z. B. bei einer Hochzeit im englischsprachigen Ausland bei der Eintragung der Eheschließung ins Englische „übersetzt“ werden, sollten im Zuge der Vorbereitung unbedingt mitgeteilt werden.